7 Konsep Kunci Komunikasi Organisasi Goldhaber

Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah (Goldhaber dalam Muhammad, 2009:67). Definisi ini mengandung tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian. Masing-masing konsep kunci ini dijelaskan secara ringkas sebagai berikut.

1.   Proses

Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling mengukur pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus-menerus dan tidak ada henti-hentinya maka dikatakan sebagai suatu proses.

2.   Pesan

Pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang. Untuk berkomunikasi seseorang harus sanggup menyusun suatu gambaran mental, memberi gambaran itu nama dan mengembangkan suatu perasaan terhadapnya. Simbol-simbol yang digunakan dalam pesan dapat berupa verbal dan nonverbal.

Dalam komunikasi organisasi kita mempelajari ciptaan dan pertukaran pesan dalam seluruh organisasi. Pesan dalam organisasi ini dapat dilihat menurut beberapa klasifikasi, yang berhubungan dengan bahasa, penerima yang dimaksud, metode difusi dan arus tujuan dari pesan.

Pengklasifikasian pesan menurut bahasa dapat pula dibedakan atas pesan verbal dan noverbal. Pesan verbal dalam organisasi misalnya seperti surat, memo, pidato, percakapan. Sedangkan pesan nonverbal dalam organisasi terutama sekalo yang tidak diucapkan atau tidak ditulis seperti, bahasa gerakan badan, sentuhan, nada suara, ekspresi wajah dan sebagainya.

Klasifikasi pesan menurut penerima yang diharapkan dapat pula dibedakan atas pesan internal dan eksternal. Pesan internal khusus dipakai karyawan dalam organisasi misalnya, memo, bulletin dan rapat-rapat. Sedangkan pesan eksternal adalah untuk memenuhi kebutuhan organisasi sebagai sistem terbuka yang berkaitan dengan lingkungan dan masyarakat umum. Pesan eksternal ini misalnya iklan, usaha hubungan dengan masyarakat, usaha mengenai penjualan atau pelayanan.

Beberapa pengklasifikasian pesan yang lain adalah menurut bagaimana pesan itu disebarluaskan, yaitu dengan perangkat keras seperti televisi, telepon, radio dan sebagainya,  atau dengan perangkat lunak seperti surat, nota, lpaporan atau hal-hal lisan seperti rapat, obrolan, interaksi dan lain sebagainya. Pengklasifikasian pesan yang lain yaitu berdasarkan tujuan daripada pengiriman dan penerimaan pesan. Atau dengan kata lain mengapa pesan dikirim dan diterima dalam organisasi (Redding dalam Muhammad, 2009:70).

Ada klasifikasi pesan yang lain daripada apa yang dikemukakan Redding ini yaitu yang dikemukakan Thayer. Thayer mengemukakan empat fungsi pesan khusus dari arus pesan dalam organisasi yaitu; untuk memberi informasi, untuk mengatur, untuk membujuk dan untuk mengintegrasikan. Pesan informasi dan membujuk adalah bersamaan maksudnya dengan pesan tugas bagi Redding. Sedangkan pesan yang untuk mengatur, sama maksudnya dengan pesan pemeliharaan dari Redding dan klasifikasi pesan mengintegrasikan hampir sama dengan pesan kemanusiaan bagi Redding.

3.   Jaringan

Organisasi terdiri dari satu satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi.

Jaringan komunikasi dapat dilihat dari dua prespektif. Pertama, kelompok kecil sesuai dengan sumber daya yang dimilikinya akan mengembangkan pola komunikasi yang menggabungkan beberapa struktur jaringan komunikasi. Jaringan komunikasi ini merupakan sistem komunikasi umum yang akan digunakan oleh kelompok dalam mengirimkan pesan dari satu irang ke orang lain. Kedua, jaringan komunikasi dapat dipandang sebagai struktur formal yang diciptakan oleh organisasi sebagai sarana komunikasi organisasi (Wiryanto, 2006:60).

Suatu jaringan komunikasi ini mungkin mencakup hanya dua orang, beberapa orang, atau keseluruhan organisasi. Hakikat dan luas dari jaringan ini dipengaruhi oleh banyak faktor antara lain, hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dari arus pesan, dan isi dari pesan. Masing-masing faktor yang mempengaruhi jaringan komunikasi ini sebagai berikut.

Peranan tingkah laku dalam suatu organisasi menentukan siapa yang menduduki posisi atau pekerjaan tertentu baik dinyatakan secara formal maupun tidak formal. Faktor kedua yang mempengaruhi hakikat dan luas jaringan komunikasi adalah arah dan jaringan. Secara tradisional ada tiga klasifikasi komunikasi kepada atasan dan komunikasi horizontal.

Faktor terakhir yang mempengaruhi jaringan komunikasi adalah proses serial dari pesan. Proses serial ini adalah suatu istilah komunikasi yang maksudnya selangkah demi selangkah atau dari orang kepada orang lain. Pesan yang dikirmkan secara berantai tidak akan diterima secara persis sama sampainya kepada orang yang dituju. Adakalanya pesan itu hilang sebagian dijalan atau tidak lengkap, adakalanya ditambah-tambah sehingga artinya mungkin jauh berbeda atau berubah. Makin seri yang dilalui pesan, makin banyak kemungkinan pesan itu ditambah atau hilang atau dipertajam.

4.   Keadaan Saling Tergantung

Konsep kunci komunikasi organisasi keempat adalah keadaan yang saling tergantung satu bagian dengan bagian lainnya. Hal ini telah menjadi sifat dari suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka. Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin juga kepada seluruh sistem organisasi.

Begitu juga halnya dengan jaringan komunikasi dalam suatu organisasi saling melengkapi. Implikasinya, bila pimpinan membuat suatu keputusan dia harus memperhitungkan implikasi keputusan itu terhadap organisasinya secara menyeluruh.

5.   Hubungan

Konsep kunci yang kelima dari komunikasi organisasi adalah hubungan. Karena organisasi merupakan suatu sistem terbuka, sistem kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada tangan manusia. Dengan kata-kata lain jaringan melalui mana jalannya pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia. “Keefektifan hubungan antarpribadi ditentukan oleh kemampuan dalam mengkomunikasikan secara jelas apa yang ingin disampaikan, menciptakan kesan yang diinginkan, atau bagaimana mempengaruhi orang lain” (Supratiknya, 1995:24).

Sikap, skill, moral dari seorang pengawas misalnya mempengaruhi dan dipengaruhi oleh hubungan yang bersifat organisasi. Hubungan manusia dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu hubungan di antara dua orang atau dyadic sampai kepada hubungan yang kompleks, yaitu hubungan dalam kelompok-kelompok kecil, maupun besar, dalam organisasi.

6.   Lingkungan

Lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem.  Lingkungan ini dapat dibedakan atas lingkungan internal dan lingkungan eksternal. Yang termasuk lingkungan internal adalah personalia (karyawan), staf, golongan fungsional dari organisasi, dan komponen organisasi lainnya seperti tujuan, produk dan sebagainya. Sedangkan lingkungan eksternal dari organisasi adalah langganan, leveransir, saingan dan teknologi (Muhammad, 2009:74).

7.   Ketidakpastian

Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Untuk mengurangi faktor ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan di antara anggota, melakukan suatu penelitian, pengembangan organisasi, dan menghadapi tugas-tugas yang kompleks dengan integrasi yang tinggi. Ketidakpastian dapat disebabkan oleh terlalu sedikit informasi yang diperlukan dan juga karena terlalu banyak yang diterima.

Sumber:

1. Muhammad, Arni, 2004, Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara, Jakarta
2. Supratiknya, A, 1995, Tinjauan Psikologis Komunikasi Antarpribadi, Kanisius, Yogyakarta
3. Wiryanto, 2006, Ilmu Komunikasi, Grasindo, Jakarta

Komunikasi Organisasi

Redding dan Sanborn (dalam Muhammad, 2009:65) mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Yang termasuk dalam bidang ini adalah komunikasi internal, hubungan manusia, hubungan persatuan pengelola, komunikasi downward atau komunikasi dari atasan dan bawahan, komunikasi upward atau komunikasi dari bawahan ke atasan, komunikasi horizontal atau komunikasi dari orang-orang yang sama level atau tingkatnya dalam organisasi, keterampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengarkan, menulis dan komunikasi evaluasi program.

Onong U. Effendy (dalam Suprapto, 2011:105) menyatakan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas. Karena komunikasi dalam organisasi mempunyai hubungan dengan satu atau lebih dimensi-dimensi struktur organisasi (misalnya peranan, status, kompleksitas teknologi, pola-pola otoritas, dan sebagainya). Komunikasi organisasi dapat bersifat formal dan informal. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi , tetapi lebih kepada anggotanya secara individual (Wiryanto, 2006:55).

Perbedaan konseptual mengenai komunikasi organisasi ini terlihat dalam fenomena. Down dan Larimer mengemukakan 21 bidang yang diajarkan dalam mata kuliah komunikasi organisasi yaitu komunikasi dari atasan ke bawahan, komunikasi dari bawahan kepada atasan, teori organisasi, komunikasi horizontal, pembuatan keputusan, komunikasi kelompok kecil, kepemimpinan, teknik penelitian, motivasi, interview, perubahan dan inovasi, pengelolaan konflik, pengembangan organisasi, teknik konferensi, teori manajemen, latihan konsultasi, mendengar, kepuasan kerja, berbicara di muka umum, menulis dan latihan yang sensitif.

Organisasi sebagai kerangka (framework) menunjukkan adanya pembagian tugas antara orang-orang di dalam organisasi itu dan dapat diklasifikasikan sebagai tenaga pimpinan dan tenaga yang dipimpin (Effendy, 2009:122). Komunikasi internal dibagi menjadi dua dimensi, yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal.

a.    Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal terdiri dari downward communication dan upward communication, adalah komunikasi dari pemimpin kepada bawahan atau dari bawahan kepada pemimpin secara timbal balik (two way traffic communication). Jalan pemikiran manusia yang menjalankannya menentukan suksesnya proses komunikasi yang berdasarkan frame of reference dari masing-masing pelaku komunikasi (Effendy, 2009:36).

b.    Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal ialah komunikasi secara mendatar, antara anggota sraf dengan anggota staf, karyawan dengan sesama karyawan, dan sebagainya. Komunikasi horizontal cenderung tidak formal, oleh karenanya desas-desus sangat cepat menyebar baik tentang pimpinan maupun tentang kolega. Desas-desus ini yang bisa berkembang menjadi konflik dalam organisasi.

Komunikasi organisasi terjadi kapanpun setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukan. Analisis komunikasi organisasi menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan. Sistem tersebut menyangkut pertunjukan dan penafsiran pesan di antara lusinan atau bahkan ratusan individu pada saat yang sama yang memiliki jenis-jenis hubungan berlainan yang menghubungkan yang pikiran, keputusan dan perilakunya diatur oleh kebijakan-kebijakan, regulasi, dan “aturan-aturan”, yang mempunyai gaya berlainan dalam berkomunikasi, mengelola, dan memimpin, yang dimotivasi oleh kemungkinan-kemungkinan yang berbeda, yang berada pada tahap perkembangan berlainan dalam berbagai kelompok yang mempersepsi iklim komunikasi berbeda; yang mempunyai tingkat kepuasan berbeda dan tingkat kecukupan informasi yang berbeda pula; yang lebih menyukai dan menggunkan jenis, bentuk dan metode komunikasi yang berbeda dalam jaringan yang berbeda; yang mempunyai tingkat ketelitian pesan yang berlainan; dan yang membutuhkan penggunaan tingkat materi dan energi yang berbeda untuk berkomunikasi efektif (Pace dan Faules, 2006:33).

Meskipun bermacam-macam persepsi dari para ahli mengenai komunikasi organisasi ini tapi dari semuanya itu ada beberapa hal yang umum yang dapat disimpulkan yaitu:

1. Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal maupun eksternal
2. Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan media.
3. Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya, hubungannya dan keterampilan atau skilnya.

Dilihat dari prespektif manajemen, organisasi merupakan elaborasi sekelompok saluran-saluran yang saling berhubungan, dirancang untuk mengumpulkan, dan menganalisis menyaring informasi. Komunikasi menyediakan alat-alat untuk pengambilan keputusan, melaksanakan keputusan menerima umpan balik an mengoreksi tujuan serta prosedur organisasi. “Apabila komunikasi berhenti maka aktivitas organisasi akan berhenti. Dengan demikian tinggallah kegiatan-kegiatan individu yang tidak terorganisasi”(Suprapto, 2011:106).

Sumber: 

1. Wiryanto, 2006, Ilmu Komunikasi, Grasindo, Jakarta
2. Suprapto, Tommy, 2011, Pengantar Ilmu Komunikasi dan Peran Manajemen dalam Komunikasi, CAPS, Yogyakarta
3. Effendy, Onong U, 2009, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, Remaja Rosdakarya, Bandung
4. Muhammad, Arni, 2004, Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara, Jakarta